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公文管理规定

发布时间:2008-06-24     发布者:系统管理员     浏览:33


公文管理规定

 

为了使学院公文处理工作规范化、制度化和科学化,根据《国家行政机关公文处理办法》,特制订本规定。

一、公文处理原则和基本要求

1.处理公文要遵循“及时、准确、安全”的基本准则。
    2.行文要精减数量,注重质量,防止和克服形式主义和文牍主义,严格控制发文数量和发文范围。

3.处理公文要严格执行保密制度,切实做好保密工作。
    4.院长办公室要认真做好公文处理的管理工作。各部门应设立兼职文书,负责本部门公文的收发、登记、保管、借阅和立卷归档工作。
   
二、发文办理

1.发文形式。

1)发文分为文件格式公文和信函格式公文。

文件格式公文是指以学院党委、学院以及学院党委办公室、院长办公室名义发出的文件。

信函格式公文是指学院或学院各部门就具体事项与有关单位的往来信函。

2)根据学院工作实际情况,学院发文一般包括决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等文种。

3)发文包括版头、紧急程度、秘密等级、发文字号、签发标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期、主题词、抄送部门、印发说明、页码等内容。

4)发文按年度和发文部门流水编号。

2.行文规则

1)学院内设机构除院长办公室、党委办公室外,其他处室均不得对外正式行文。

2)行文内容要符合党和国家的方针、政策和法规,完整准确体现领导的决策、意图。

3)向上级请示应坚持一文一事、逐级请示和主送一个机关,不得一文数事,越级请示和多头主送(但可抄送)。

4)转发上级机关的公文,不再抄送上级机关;向学院内的重要行文应同时抄送上级机关。

3.发文程序

学院制发公文过程包括:草拟、审核、复核、签发、缮印、用印、登记、分发等。

1)草拟公文要做到体式得当,情况确定,问题明确,条理清晰,层次分明,文字精炼,标点准确,力求简短。

2)根据需要确定公文紧急和密级程度。

3)公文拟稿单位责任人应认真进行审核,拟稿人和核稿人应签署姓名和拟稿、核稿日期。

4)公文内容涉及其他有关部门,拟稿单位应主动送相关部门负责人会稿,若意见分歧在院长办公室协调下协商一致。会稿人应签署姓名和会稿日期。

5)拟文部门要填写《美高梅集团中国发文稿纸》“拟稿单位”、“标题”、“主题词”、“主送”、“抄送”等栏目,并附上正文和电子文档。

6)文件按分类分别转至党委办公室、院长办公室复核(工会、团委的文稿由党委办公室复核)。

7)文件复核后,由学院分管领导签发。报送上级主管部门及对社会公布的重要文件按党政分类,在分管领导签阅后分别由院党委书记、院长签发。

8)经签发的文件由文印室统一负责缮印。缮印人员要准确地按照规范的格式要求及时打印文稿。校对由拟搞人负责,拟稿人应认真细致地对文稿进行全面校对。缮印和校对中不得随意修改原稿,缮印、校对人员必须在公文原稿上签署姓名和日期。印制后的公文应留两份与原稿一起保存以备核查和存档。

9)公文用印严格按照印章使用规定办理。

10)拟文部门应负责文件的发送、催办工作,机要文件由学院机要人员办理。

三、收文办理

1.收文办理工作包括签收、折封、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。

2.院长办公室负责学院收文办理的管理工作。各处室、系部均应配备专人负责本处室、系部的收文处理工作。机要文件的办理由院长办公室机要人员专人负责。

3.签收文件要逐件点清,重要文件要逐页清点,并签注签收人姓名和签收时间。

4.经签收的文件要分门别类进行登记。

5.党委办公室主任、院长办公室主任负责收文的批注工作,对收文的办理提出拟办意见。

6.院长办公室公文处理专职人员负责将经批注的收文分送学院领导或有关部门人员传阅,并负责将签署了具体办理意见的收文送至具体承办部门。

7.承办部门应按文件具体要求和领导批示的意见认真及时地办理。如涉及两个或两个以上部门,应协商办理。办理完毕由承办部门负责人签注办文结果,文件送回院长办公室。

8.院长办公室应加强公文催办工作,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

9.确因工作需要借阅公文,应经院长办公室主任批准,并遵守保密制度。阅毕及时归还,不得转借。

10、学院行政处(室)收到相关业务对口的上级管理部门寄来的公文、信函,应及时转送院长办公室按收文办理。

四、公文立卷归档

1.办理完毕的公文应严格按照《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理立卷归档。

2.经立卷归档的公文要便于保管和利用。

3.各部门每年6月份前应完成上年度公文材料的收集、整理、编目、立卷工作,打印好清单移交院长办公室综合档案室。移交和接收过程中应认真清点,不误不漏。

4.公文的销毁按《学院档案管理制度》有关规定执行。

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